Client Onboarding Portal
Cómo ordenamos el ingreso de clientes corporativos en un portal propio, con reglas de marca claras y documentación que resiste auditorías.
El punto de partida
Una agencia de marketing con cartera B2B nos pidió revisar cómo recibía a sus clientes nuevos. Todo el proceso vivía en correos sueltos, planillas compartidas y carpetas con nombres distintos según quién las hubiera creado. Cuando entraba una cuenta grande, el área comercial armaba un PDF, el equipo de diseño pedía los logos por WhatsApp y el área de cuentas rehacía el brief tres veces. Nadie tenía una versión única de la información y cada incorporación consumía entre cuatro y seis días de trabajo administrativo.
El encargo no era solo estético. Necesitaban un sistema donde la identidad visual de la agencia funcionara dentro de un entorno funcional: formularios, tablas, estados de avance y documentos descargables. Eso obligó a definir primero la arquitectura de contenido y después el diseño, no al revés.
Cómo lo resolvimos
Armamos un portal de onboarding con cuatro etapas visibles: alta de cuenta, carga de activos de marca, validación de datos fiscales y confirmación de equipo asignado. Cada etapa tiene su propio estado y un responsable interno. La identidad visual se aplicó con una paleta de alto contraste sobre fondo oscuro, tipografía sans-serif para formularios densos y una versión monocromática del logotipo para documentos que se imprimen o se adjuntan en licitaciones.
La decisión más discutida fue no usar ilustraciones decorativas. En su lugar, cada bloque de datos tiene una jerarquía tipográfica clara y un color de acento reservado solo para acciones pendientes. Eso redujo los errores de carga y permitió que el cliente vea de un vistazo qué falta. También dejamos reglas escritas de uso de marca para que el equipo comercial no improvise versiones del logo en cada propuesta.
Qué quedó después
El portal se implementó en ocho semanas, con dos rondas de prueba junto a tres clientes reales. El tiempo de incorporación bajó a menos de dos días y las consultas internas por archivos perdidos prácticamente desaparecieron. La agencia empezó a usar el mismo sistema visual en sus presentaciones comerciales, lo que dio coherencia entre lo que se promete y lo que se entrega.
Quedan pendientes: integrar la firma digital de contratos y traducir el portal al portugués para cuentas regionales. Son dos pasos que ya están planificados y que dependen más de acuerdos legales que de diseño.
Si querés ver cómo aplicamos este tipo de sistema en otras cuentas, podés revisar los proyectos o escribirnos desde contacto.
